Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Kuleana biedt ambulante begeleiding, systemische gezinsbegeleiding en begeleiding bij schooluitval. Kuleana is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Kuleana
De Haspel 16
5571 RR Bergeijk
KvK-nummer: 69995893
E-mail: info@kuleana.nl
Telefoon: +31 (0)6 46 03 59 29

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem dan contact op met Marieke Lesterhuis via het e-mailadres hierboven.

2. Voor wie is deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• cliënten die wij begeleiden, zoals jongeren, volwassenen, ouders, verzorgers en andere gezinsleden;
• mensen die contact met ons opnemen, bijvoorbeeld via het contactformulier, e-mail of telefoon;
• bezoekers van onze website.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Als u cliënt bij ons bent, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om u goed te kunnen begeleiden:

• naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum en geslacht;
• burgerservicenummer (BSN);
• gegevens van ouders of gezaghebbenden, als de cliënt minderjarig is;
• gegevens over uw gezondheid en hulpvraag, zoals een diagnose (bijvoorbeeld ASS, ADHD of ADD), doelen en de voortgang van de begeleiding;
• verslagen van gesprekken en andere informatie in het cliëntdossier;
• gegevens over uw gezins- en schoolsituatie, voor zover dat nodig is voor de begeleiding;
• gegevens over de beschikking of verwijzing, bijvoorbeeld van de gemeente of huisarts;
• betaalgegevens, zoals een bankrekeningnummer, als u de begeleiding zelf betaalt.

Als u contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u ons zelf geeft: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.

Gegevens over gezondheid en het BSN zijn extra gevoelig. Wij gaan daar extra zorgvuldig mee om en verwerken ze alleen als dat nodig is en de wet het toestaat.

4. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens alleen voor deze doelen, en op deze grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

• Het geven van begeleiding en het bijhouden van een cliëntdossier. Dit is nodig om de afspraken met u uit te voeren, en wij zijn wettelijk verplicht een dossier bij te houden.
• Declareren en verantwoorden bij de gemeente, als uw begeleiding wordt betaald via de Jeugdwet of de Wmo. Hiervoor zijn wij wettelijk verplicht uw BSN te gebruiken.
• Facturen versturen en onze administratie bijhouden. Dit is nodig voor de uitvoering van de afspraken met u en om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
• Uw vragen beantwoorden als u contact met ons opneemt. Dit doen wij omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, of omdat u daarmee een begeleidingstraject wilt starten.
• Het behandelen van klachten en het bewaken van de kwaliteit van onze zorg, zoals de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) van ons vraagt.

5. Minderjarigen

Bij jongeren onder de 16 jaar vragen wij toestemming aan de ouders of gezaghebbenden. Is de jongere 12 tot 16 jaar oud, dan vragen wij ook de jongere zelf om toestemming. Vanaf 16 jaar beslist de jongere zelf.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Al onze begeleiders hebben een geheimhoudingsplicht. Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is, en nooit voor commerciële doelen. Wij verkopen uw gegevens nooit.

• Gemeente: voor de declaratie en verantwoording van begeleiding die via de Jeugdwet of de Wmo wordt betaald.
• School, huisarts of andere hulpverleners: alleen als u daar vooraf toestemming voor geeft, of als de wet ons daartoe verplicht.
• Dienstverleners die voor ons werken (verwerkers): zoals de leverancier van onze zorgsoftware (Zilliz) en onze e-mail- en hostingprovider. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij hen geven.

Clara Lagrand en Shirley van den Broek werken als zelfstandige begeleiders in opdracht van Kuleana. Zij krijgen alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de begeleiding die zij geven. Zij hebben dezelfde geheimhoudingsplicht, en met hen hebben wij afspraken gemaakt over de bescherming van uw gegevens.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Cliëntdossier bij begeleiding via de Jeugdwet: 20 jaar na het einde van de begeleiding. Dit is de wettelijke bewaartermijn voor jeugdhulp.
• Cliëntdossier bij begeleiding via de Wmo: zo lang als nodig is voor de begeleiding, en daarna zo lang als de wet of de afspraken met de gemeente voorschrijven.
• Financiële administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Berichten via het contactformulier of e-mail die niet tot begeleiding leiden: maximaal 1 jaar.

Na afloop van de bewaartermijn vernietigen wij de gegevens.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden. Zo bewaren wij cliëntdossiers in beveiligde zorgsoftware waar alleen bevoegde begeleiders bij kunnen, beveiligen wij onze apparaten met wachtwoorden en tweestapsverificatie, en houden wij onze systemen up-to-date.

Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik is gemaakt? Neem dan direct contact met ons op via info@kuleana.nl.

9. Onze website en cookies

Onze website gebruikt geen cookies om uw gedrag te volgen, en wij gebruiken geen analyse- of advertentiediensten. Wel maken wij gebruik van:

• Google reCAPTCHA op het contactformulier, om spam tegen te gaan. Google verwerkt daarbij onder andere uw IP-adres en kan hiervoor cookies plaatsen.
• Google Fonts voor de lettertypen op de website. Bij het laden daarvan wordt uw IP-adres naar Google gestuurd.

Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor de bescherming van uw gegevens is gewaarborgd.

Gegevens die u via het contactformulier verstuurt, komen per e-mail bij ons binnen en worden niet apart op de website opgeslagen.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
• uw gegevens te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat, zodat u ze aan een andere partij kunt geven;
• uw toestemming in te trekken, als wij uw gegevens op basis van toestemming verwerken.

U kunt een verzoek sturen naar info@kuleana.nl. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen om uzelf te identificeren. Wij vragen u daarbij niet om een kopie van uw identiteitsbewijs op te sturen.

11. Een klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons dan weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 7-11-2026.